PDF-tiedostomuoto ratkaisee asiakirjojen jakelun ikuisen ongelman: ulkoasu pysyy muuttumattomana lähettäjästä ja vastaanottajasta riippumatta. Adobe kehitti PDF:n vuonna 1992, ja nykyään se on maailman käytetyin tapa jakaa muodollisia asiakirjoja.

4 liittyvaa artikkelia

Kehittäjä: Adobe · Julkaisuvuosi: 1992 · Standardinimi: ISO 32000 · Käyttötarkoitus: Dokumenttien esitys ja vaihto · Riippumattomuus: Ohjelmistoista, laitteista ja käyttöjärjestelmistä

Pikakatsaus

1Vahvistetut faktat
2Mikä on epäselvää
  • Yhteensopivuusongelmat vanhojen tiedostojen kanssa
  • Täydellinen unicode-tuki vaihtelee sovelluksittain
3Aikajanasignaali
4Mitä seuraavaksi
  • PDF 2.0 -standardi laajentaa 3D-ominaisuuksia
  • Selaimet integroivat yhä parempia PDF-työkaluja

Alla oleva taulukko kokoaa PDF-tiedoston keskeiset tekniset ominaisuudet yhteen näkymään.

PDF-tiedoston keskeiset ominaisuudet ja arvot
Attribuutti Arvo
Lyhenne Portable Document Format
Kehittäjä Adobe Systems
Vuosi 1992
Standardi ISO 32000
Tiedostopääte .pdf
Arkistomuoto PDF/A-standardi

Miten muutan asiakirjan PDF:ksi?

PDF-tiedoston luominen on yksinkertaista, ja useimmat tekstinkäsittelyohjelmat tarjoavat tähän suoran tien. Microsoft Wordissa, Excelissä ja Google Docsissa voit käyttää “Tallenna nimellä” -toimintoa ja valita PDF-muodon listalta, Speechify kertoo. Adobe Acrobat puolestaan mahdollistaa muuntamisen myös muista muodoista, kuten DOCX, PNG tai JPG, PDF:ksi.

Ilmaiset työkalut

Ilmaisten vaihtoehtojen joukossa iLovePDF ja vastaavat verkkopalvelut tarjoavat nopean tavan luoda PDF-tiedostoja ilman ohjelmistoasennuksia. Adobe tarjoaa myös ilmaisen verkkopohjaisen muuntimen, joka toimii suoraan selaimessa.

Adobe Acrobat -ohjeet

Acrobat Pro ja Premium -käyttäjät voivat muuntaa monia dokumenttityyppejä PDF-muotoon. Kuvatiedostoja voi muuntaa suoraan Acrobat Readerista lähettämällä tiedoston Adoben Luo PDF -palveluun, Adobe Acrobat toteaa.

Miltä PDF näyttää?

PDF ei ole pelkkä kuva, vaikka se saattaa sellaiselta näyttääkin. PDF-tiedostojen keskeinen ominaisuus on niiden kyky säilyttää asiakirjan ulkoasu — mukaan lukien asettelu, fontit, värit ja grafiikka — kaikilla alustoilla. Tämä riippumattomuus tekee PDF:stä ihanteellisen muodon virallisten asiakirjojen jakamiseen.

Visuaalinen rakenne

PDF-dokumentti sisältää tekstin, kuvat, fontit ja asettelun upotettuna samaan tiedostoon. Toisin kuin tekstidokumentti, PDF säilyttää tarkasti fonttien ja grafiiikan etäisyydet sekä sivujen jaon.

Erot kuvaan

Skannattu PDF voi näyttää kuvan kaltaiselta, mutta Chrome PDF Viewer muuntaa tällaiset tiedostot automaattisesti tekstintunnistuksen (OCR) avulla siten, että niistä voi hakea ja valita tekstiä, Google Chrome Support toteaa.

Miksi tämä merkitsee

PDF säilyttää alkuperäisen asettelun riippumatta siitä, millä laitteella tai käyttöjärjestelmällä sitä katsotaan — olipa kyse sitten Windows-tietokoneesta, Macista tai puhelimesta.

Miten lähetän asiakirjan PDF:nä?

PDF-tiedoston lähettäminen onnistuu monilla tavoilla. Sähköpostitse voit liittää PDF:n viestiin ja lähettää sen vastaanottajalle. Voit myös jakaa PDF:n pilvipalvelun kautta, kuten Google Drive tai Dropbox, jolloin vastaanottaja saa linkin tiedostoon.

Lähetysmenetelmät

Yleisimmät tavat lähettää PDF ovat sähköpostiliitteet, pilvipalvelut ja erilliset jakopalvelut. Turvallinen jakaminen on taattu, koska PDF ei muutu lähetyksen aikana.

Työkalut kuten PandaDoc

Työkalut kuten PandaDoc mahdollistavat PDF-dokumenttien lähettämisen ja allekirjoituspyyntöjen yhdistämisen. Tämä tehostaa sopimusten käsittelyä yrityksissä.

Kuinka avaan PDF-tiedoston?

PDF-tiedoston avaaminen onnistuu useilla tavoilla. Voit avata PDF-dokumentin Acrobat-sovelluksesta, sähköpostiohjelmasta, tiedostojärjestelmästä tai verkossa Web-selaimesta, Adobe Acrobat opastaa. Useimmat verkkoselaimet, kuten Google Chrome, Firefox ja Safari, voivat avata PDF-tiedostoja suoraan.

Adobe Acrobat Reader

Acrobat Reader on ilmainen ja saatavilla Windowsille, MacOS:lle, iOS:lle, Androidille ja muille käyttöjärjestelmille, Speechify kertoo. Voit avata PDF-tiedoston kaksoisnapsauttamalla sen kuvaketta.

Muut lukijat

Voit tarkastella PDF-tiedostoa ilman erillistä lukuohjelmaa käyttämällä selaimen sisäistä PDF-lukuohjelmaa, Microsoft Support toteaa. Chromen PDF Viewer mahdollistaa myös dokumentin korostamisen, merkintöjen lisäämisen ja allekirjoitusten täyttämisen.

Huomioitavaa

Mac OS -käyttöjärjestelmässä Windowsissa luodun PDF-tiedoston avaaminen kaksoisosoittamalla ei aina onnistu välittömästi. Tällöin kannattaa käyttää Acrobat-sovellusta tai selaimen PDF-lukijaa.

Onko PDF:n luominen ilmaista?

PDF-tiedoston luominen on useimmissa tapauksissa ilmaista. Microsoft Word ja Google Docs tarjoavat mahdollisuuden tallentaa asiakirja PDF-muodossa ilman lisäkustannuksia, Speechify toteaa. Ilmaisten verkkotyökalujen, kuten iLovePDF, avulla voit muuntaa tiedostoja PDF:ksi ilman rekisteröitymistä.

Ilmaiset vaihtoehdot

Ilmaisten vaihtoehtojen joukossa Adoben verkkopohjainen PDF-muunnin tarjoaa perustoiminnot ilmaiseksi. Google Docs mahdollistaa dokumenttien vienti PDF-muotoon samoin ilmaiseksi.

Puhelimella luominen

Voit luoda PDF-tiedoston myös puhelimella käyttämällä sovelluksia kuten Adobe Acrobat Reader, iLovePDF tai Files (iOS). Acrobat Premium ja Pro DC -käyttäjät voivat muuntaa dokumenttityyppejä verkkopalvelun kautta.

PDF-tiedoston muokkaaminen

PDF-tiedoston sisällön muokkaamiseen sinun on ensin muunnettava se muokattavaan muotoon, kuten .docx-muotoon, Microsoft Support kertoo. Word työpöytäversio mahdollistaa PDF-tiedoston muuntamisen ja muutosten tekemisen, mutta muuntaminen ei aina säilytä täysin alkuperäistä ulkoasua.

PDF-editorit

PDF-tiedoston muokkaamiseen tarvitset PDF-editorin, kuten Adobe Acrobat Pro, PDFelement tai Foxit PhantomPDF. Nämä ohjelmat mahdollistavat tekstin, kuvien ja lomakkeiden muokkaamisen suoraan PDF:ssä.

Salasanasuojatut PDF:t

PDF-tiedoston muokattavuutta voidaan rajoittaa, jos tiedoston luoja on suojannut sen salasanalla. Tällöin muokkaaminen edellyttää oikean salasanan syöttämistä.

Huomioitavaa

Salasanasuojattujen PDF-tiedostojen käsittely vaatii erillisen ohjelman, joka tukee salausta. Ilmaiset selaintyökalut eivät välttämättä avaa suojattuja tiedostoja.

Vaiheet: näin luot PDF-tiedoston

  1. Avaa asiakirja — Avaa lähdeasiakirja Microsoft Wordissa, Google Docsissa tai muussa tekstinkäsittelyohjelmassa.
  2. Valitse Tallenna nimellä — Siirry Tiedosto-valikkoon ja valitse “Tallenna nimellä” tai “Vie muodossa”.
  3. Valitse PDF-muoto — Valitse tiedostomuodoksi PDF (.pdf) avattavasta listasta.
  4. Tallenna tiedosto — Valitse tallennuskansio ja napsauta Tallenna. PDF on valmis jakeluun.

Hyödyt

  • Säilyttää muotoilun kaikilla alustoilla
  • Yhteensopiva lähes kaikkien laitteiden kanssa
  • Turvallinen jakaminen muuttumattomana
  • Saatavilla ilmaisia luontityökaluja
  • ISO-standardoitu arkistomuoto (PDF/A)

Rajoitukset

  • Muokkaaminen vaatii erillisen ohjelman
  • Salasanasuojattujen tiedostojen käsittely voi olla hankalaa
  • Monimutkaiset asettelut voivat muuttua muunnoksessa
  • Skannattujen PDF:ien tekstintunnistus vaihtelee

PDF:n vahvuus piilee sen yksinkertaisuudessa: se ratkaisee konkreettisen ongelman säilyttämällä asiakirjan ulkoasun muuttumattomana kaikilla alustoilla.

Aiheeseen liittyvää: Mikä on Monorepo – Edut ja Haasteet Suurille Tiimeille · Mitä on MIDI-näppäimistö – Käyttö ja vinkit aloittelijoille

Lisälähteet

support.microsoft.com

Ala missa naita

Usein kysytyt kysymykset

Voinko luoda PDF:n puhelimella?

Kyllä, voit luoda PDF:n puhelimella käyttämällä sovelluksia kuten Adobe Acrobat Reader, iLovePDF tai Files (iOS). Myös monet tekstinkäsittelysovellukset mahdollistavat vienti PDF-muotoon suoraan puhelimesta.

Onko PDF pelkkä kuva?

Ei, PDF ei ole pelkkä kuva. Vaikka visuaalisesti se voi näyttää kuvan kaltaiselta, PDF sisältää tekstin, fontit ja asettelun upotettuna samaan tiedostoon. Tämä mahdollistaa tekstin haun, kopioinnin ja muokkaamisen.

Miten tulostan PDF-tiedoston?

PDF-tiedoston tulostaminen onnistuu avaamalla tiedosto PDF-lukuohjelmassa ja valitsemalla Tulosta-toiminto. Voit käyttää fyysistä tulostinta tai tallentaa PDF:n tulostettavaksi myöhemmin.

Mitä yleisiä ongelmia PDF-muunnoksissa on?

Yleisiä ongelmia ovat fonttien korvaaminen, kuvien sijoittelun muuttuminen ja monimutkaisten asettelujen vääristyminen. Erityisesti vanhojen ohjelmien luomat PDF:t voivat aiheuttaa yhteensopivuusongelmia.

Mihin PDF:ää käytetään?

PDF:ää käytetään virallisten asiakirjojen jakamiseen, sopimusten arkistointiin, lomakkeiden jakeluun ja painovalmiiden dokumenttien jakamiseen. PDF/A-muotoa suositellaan erityisesti pitkäaikaissäilytykseen.

Onko PDF ilmainen?

PDF:n lukeminen ja luominen on ilmaista useimmilla työkaluilla. Kaupalliset PDF-editorit, kuten Adobe Acrobat Pro, vaativat lisenssin, mutta perustoiminnot ovat saatavilla ilmaiseksi.

Tarvitsenko PDF:ää?

Tarvitset PDF:ää, kun haluat jakaa asiakirjan siten, että sen ulkoasu säilyy muuttumattomana vastaanottajasta riippumatta. Tämä on erityisen tärkeää virallisissa asiakirjoissa, sopimuksissa ja painovalmiissa dokumenteissa.